Процедура сертифікації

Органу з сертифікації ТОВ «РосУкрСЕРТ»

(ВИТЯГ)

Для початку взаємодії з ОС заявник звертається у будь-який зручний спосіб для отримання бланку заявки та пояснень щодо її заповнення. Під час заповнення заявки представник ОС надає пояснень щодо процедури сертифікації, прав та обов’язків заявників, інформації про сплату, інформації про процедури для вирішення скарг і апеляцій та будь-яких інших запитань з боку замовника.

Заявник повинен подати заявку оформлену відповідно до форми на паперовому носії, підписану вищим керівництвом та завірену печаткою заявника.

Розгляд заявки закінчується затвердженням Генеральний директором Рішення за заявкою.

У разі позитивних результатів розгляду заявки готується проект договору на сертифікацію та надсилається заявнику повідомлення про результати розгляду (не пізніше двох тижнів з дати отримання повністю оформленої заявки) з проектом договору. Розрахунок вартості договору здійснюється з врахуванням визначеної тривалості аудитів та витрат на відрядження.

Заявник в узгоджений термін направляє ОС підписаний і завірений печаткою один примірник договору та інші документи та матеріали для оцінки.

Передача заявки, договору та документів між заявником та ОС може здійснюватися у будь-який спосіб (поштою, факсом чи електронною поштою).

Відправною точкою для визначення часу є кількість персоналу заявника. Потім, базова кількість часу коригується чинниками, які властиві заявнику.

Вибір та призначення групи з аудиту починається після отримання від заявника комплекту документів, що визначений Повідомленням про результати розгляду.

Кількість залучених до складу групи осіб залежить від тривалості аудита та кількості віддалених ділянок.

Участь у групі експертів та аудиторів-стажистів не впливає на тривалість аудита.

Наказ про проведення сертифікації СМЯ повинен бути підготовлений та затверджений Генеральний директором не пізніше одного тижня з дати отримання від заявника комплекту документів, що визначений Повідомленням про результати розгляду.

Копія наказу надсилається заявнику у будь-який зручний для обох сторін спосіб. Заявник інформується, що у разі заперечення участі будь-якої з осіб, необхідно обґрунтування відповідно до положень ISO 19011.

Начальник відділу сертифікації, отримавши згоду заявника інформує головного аудитора по необхідність початку робіт.

Розробка програми аудита починається разом з аудитом 1-го етапу на підставі аналізування наданої заявником інформації та документації.

Аудит 1-го етапу може проводитись повністю у приміщенні заявника (особливо, якщо заявник відмовився від надання документації).

Аудит 1-го етапу проводиться згідно з визначеними у Програмі заходами.

Якщо заявник надав документацію СМЯ аудит 1-го етапу починається з її аналізування для підготовки до аудиту 1-го етапу на місці.

Зазвичай, частина аудита 1-го етапу, яка проводиться в приміщеннях заявника, здійснюється тільки головним аудитором.

Узгодження дати та місця проведення аудита 1-го етапу здійснюється головним аудитором у будь-який зручний для обох сторін спосіб (телефоном, електронною поштою, тощо).

За результатами аудита 1-го етапу головний аудитор складає Звіт, та подає його на затвердження в ОС. Головний аудитор виносить рішення про необхідність усунення невідповідностей (за наявності) до початку аудита 2-го етапу та відображує це рішення у Звіті.

Один примірник Звіту з додатками надсилається замовнику.

Також, результатом виконання аудита 1-го етапу є планування аудита 2-го етапу – План аудита 2-го етапу. План повинен охоплювати всі вимоги стандарту на СМЯ.

Розроблений та затверджений план надсилається заявнику після затвердження Генеральним директором Звіту за 1 етапом з позитивним висновком головного аудитора або, у разі негативного висновку, підтвердження головним аудитором усунення заявником зауважень. Узгодження може здійснюватися у будь-який спосіб (поштою, факсом чи електронною поштою).

Аудит 2-го етапу починається з вступної наради, у якій беруть участь всі члени аудиторської групи та представники заявника. Під час наради головний аудитор повинен висвітлити наступні питання:

  • представлення членів групи та їхніх ролей;
  • підтвердження цілей, галузі та критеріїв аудита;
  • підтвердження плану аудита або змін до нього;
  • методів та методик виконання аудита;
  • підтвердження наявності ресурсів;
  • способів обміну інформацією між членами групи та заявником;
  • методу звітування;
  • питання техніки безпеки;
  • підтвердження умов конфіденційності;
  • інформацію про процедури ОС щодо розглядання скарг та апеляцій;
  • можливості представниками заявника поставити питання до групи аудита;

Хід наради та обговорення реєструються у протоколі у двох примірниках. Один примірник надається заявнику.

Аудит СМЯ проводиться відповідно до настанов ISO 19011.

Всі виявлені під час аудита невідповідності реєструються протоколами невідповідності та доводяться до відома заявника.

Аудит 2-го етапу закінчується заключною нарадою, у якій беруть участь аудиторська групи у повному складі та представники заявника. Метою заключною наради є представлення групою аудита результатів аудита, визначення заявником та узгодження з аудиторами коригувальних дій та термінів їх усунення, представлення висновку, який буде представлений в Узагальненому звіті. На заключній нараді заявником та головним аудитором формулюється галузь сертифікації щодо якої головний аудитор буде надавати позитивний висновок.

Хід заключної наради та обговорення реєструються у протоколі у двох примірниках. Один примірник надається заявнику.

Після усунення всіх невідповідностей, але не пізніше ніж через 1 місяць після заключної наради головний аудитор повинен скласти узагальнений звіт.

У разі позитивного висновку готується сертифікат, узгоджується зміст сертифікату з заявником. Термін дії сертифіката становить 3 роки.

Після узгодження проекту затверджується оригінал сертифіката у Генерального директора та вносяться дані до Реєстру.

Сертифікат відповідності надається в разі позитивного висновку за результатами проведеного аудиту. Якщо за результатами аудиту встановлено, що СМЯ не відповідає вимогам ISO 9001 – приймається рішення про відмову у видачі сертифікату, а заявнику надається звіт з обґрунтуванням відмови та висновками групи з аудиту.

Наглядові аудити проводяться один раз рік. При цьому перший наглядовий аудит, після початкової сертифікації проводиться не пізніше ніж через 12 місяців, а другий – не пізніше ніж 24 місяці.

Після завершення трирічного циклу можливе проведення ресертифікації. Для цього необхідно надати заявку не пізніше ніж за 1 місяць до завершення терміну дії сертифікату.

Тимчасове зупинення дії сертифікації застосовується у випадках, коли:

  • сертифікована система менеджменту замовника постійно або серйозно не відповідає вимогам сертифікації, включаючи вимоги щодо результативності системи менеджменту;
  • сертифікований замовник не дозволяє проводити наглядові аудити або ресертифікаційні аудити з періодичністю, що вимагається;
  • сертифікований замовник добровільно запросив тимчасове зупинення.

У цьому разі замовнику забороняється подальше рекламування його сертифікації.

Тимчасове зупинення дії сертифікації може бути застосовано на термін до 6 місяців з подальшим поновленням чи скасування її дії.

Рішення про поновлення дії сертифікації приймається після проведення аудиту.

Також можливе проведення:

  • особливих аудитів для розширення галузі сертифікації (можуть проводитися одночасно з наглядовими аудитами),
  • діагностичних та термінових аудитів для розслідування скарги, або у відповідь на зміни, які можуть впливати на спроможність системи менеджменту продовжувати відповідати вимогам певного стандарту, або щодо замовників, сертифікацію яких тимчасово зупинене.